Autor PK Academy

15 zlatých pravidiel pre napísanie správneho e-mailu


Možno si to nemyslíte, no aj na základe mailovej komunikácie si o vás ľudia vytvárajú obraz.

Aj obyčajný e-mail vie človeka nahnevať, ak príde s veľkou prílohou alebo vás o druhej ráno zobudí pípajúca notifikácia. Komunikácia prostredníctvom mailov je dnes veľmi dôležitá a raz začas s ňou príde do kontaktu takmer každý. Možno si to nemyslíte, no aj na základe mailovej komunikácie si o vás ľudia vytvárajú obraz, píše portál hnonline.sk.

 Toto je 15 zlatých pravidiel pri písaní mailov. Ak neprichádzate do styku s touto elektronickou komunikáciou denne, spomeňte si naň najmä pri písaní vašich dôležitých alebo oficiálnych správ. 

  1. Správny email

 Každý mailový klient obsahuje v základe štyri hlavné polia. Samozrejmosťou je odosielateľ, ktorého vždy zadávajte bez diakritiky. Rovnako predmet správy spravidla vždy vyplňte. Obsahovať by mal kľúčové slová alebo slovo, ktorým by ste celú správu charakterizovali. Nikdy neviete, ako si odosielateľ manažuje svoju schránku a maily s označením „bez predmetu“ môže oveľa ľahšie odignorovať. 

  1. Druhý prijímateľ

 Označuje, komu chcete tento mail poslať do kópie. Každý, kto obdrží tento mail, uvidí koho ste do kópie pridali. 

  1. Skrytý prijímateľ

 BCC (blind carbon copy) označuje skrytú alebo inak neviditeľnú kópiu. Teda bez toho, aby to príjemca vedel, môžete poslať totožný mail aj iným ľudom. Nástroj sa používa najmä pri hromadnom posielaní emailov. 

  1. Šetrite čas

Pokiaľ si to situácia nevyžaduje, nepíšte dlhé emailové správy. Ušetríte váš ale aj príjemcov čas. 

  1. Pekne pozdravte

 Správu vždy začínajte oslovením alebo pozdravom. Rovnako sa pod email podpisujte vašim menom, ak je to možné, pripájajte spolu s ním aj kontakt, napríklad telefón. 

  1. Bez humoru a prezentácii

 Nech sa vám to zdá akokoľvek dôležité nepreposielajte kolegom alebo známym smiešne videá, vymyslené príbehy známe ako Hoax alebo prezentácie. Zdržte sa rovnako zasielania veľkých príloh, súbory skúste radšej zmenšiť alebo ich nahrať na cloudovú službu. 

  1. Email je email

 Email nie je chat ani Facebook

  1. Pozor na písmo a formátovanie

 Needitujte formátovanie mailu. Nepoužívajte v správe viacero farebných typov písma a pokiaľ máte nastavený font ako Comis Sans, zmeňte ho. Editácia mailu takzvaným „rich HTML“ môže spôsobiť to, že druhá strana neuvidí váš mail správne. 

  1. Dodržiavajte gramatiku

 Píšte gramaticky správne. Email si vždy prečítajte ešte raz kým ho odošlete. Ak píšete sťažnosť alebo nahnevaný email, radšej si ho prečítajte aj trikrát po sebe. To, čo odošlete už nevrátite späť. 

  1. Nič VEĽKÝM

 Rozhodne sa vyhnite písaniu veľkými písmenami.  

  1. Nikdy nie večer

 Pracovné emaily neposielajte neskoro večer alebo v skorých ranných hodinách. Počkajte s tým aspoň na siedmu či ôsmu ráno. Myslite na túto skutočnosť aj pokiaľ píšete adresátovi mimo naše časové pásmo. 

  1. Pozor na trapas

 Vyhnite sa tlačidlu „odpovedať všetkým“, pokiaľ to rozhodne nie je nutné. Taktiež si dávajte pozor na preposielanie správ. Emaily v sebe nesú históriu starších správ, tú radšej predtým skontrolujte alebo zmažte. Predídete tým trapasu. 

  1. Selektujte

 Neoznačujte každú správu ako dôležitú. Ak budete zasielať niečo skutočne dôležité, ľudia vás odignorujú. 

  1. Správny čas

 Na správy odpovedajte a reagujte naň v primeranom čase. 

  1. Buďte ostražití

 Ak to neočakávate, vyhnite sa správam s anglickým textom. Rovnako neverte tomu, že ste vyhrali 20 miliónov v španielskej lotérii a neklikajte na odkazy či prílohy, ktoré tieto maily obsahujú. Nikdy do mailov nepíšte vaše prístupové heslá na internet banking či údaje z platobných kariet, banka tieto informácie má a nepotrebuje ich od vás. 

POWER DAYS 4 predaj na sponzoring.png

 

Vstup do online akadémie Kdekoľvek.jpg
 

Zdieľať

Používanie cookies

Naša stránka si vo vašom zariadení uchováva krátke útržky textových informácií (cookies), ktoré nám slúžia pre dodanie kvalitnejších služieb a na štatistické účely. Ak nesúhlasíte, môžete zakázať uchovávanie cookies vo vašom prehliadači. Pokračovaním používania stránky budú tieto údaje uložené.

UP

Power Days

Najúspešnejší motivačný seminár v Európe


: :

Zisti viac